Образец письма-просьбы о содействии. Основные правила оформления деловых писем


СТРУКТУРА ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

  • Изучение существующего вопроса

  • Подготовка и написание проекта текста письма
  • Согласование проекта письма
  • Подписание руководителем
  • Регистрация
  • Отправка

    • Рассмотрим эти этапы. Изучение существа вопроса предполагает: сбор достаточной информации по данному вопросу, при необходимости изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них. Затем приступают к составлению текста письма.

    Структура текста делового письма

    Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения...» В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:

    1. Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;
    2. Степень знакомства, характер отношений;

    3. Официальность/неофициальность ситуации общения;
    4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.

    При печатании обращение выравнивается по центру:

    Уважаемый Михаил Петрович!

    Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:
    Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.
    Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение...
    Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.
    Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нор мативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.

    В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.
    Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений.
    Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:
    1. Участники делового общения - преимущественно юридические лица - организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;
    2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;
    3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая,
    научная, техническая и др.;
    4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;
    5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.
    Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления инфор¬мация должна обладать определенными свойствами.

    Она должна быть:
    1. Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;
    2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;
    3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо
    иного использования в управленческой деятельности;
    4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;
    5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения - побудить адресата совершать (или не совершать)
    определенные действия;
    6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость
    дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку,
    приводить к неоправданным потерям времени и средств.
    Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка - научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.
    Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

  • стандартизация изложения;
  • нейтральный тон изложения;
  • точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;
  • лаконичность, краткость изложения текста;
  • использование языковых формул;
  • использование терминов;
  • применение лексических и графических сокращений;
  • преобладание страдательных конструкций над действительными;
  • употребление словосочетаний с отглагольным существительным;
  • использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;
  • преобладание простых распространенных предложений.

    • Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации документооборота в целом.
    Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лексики и междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле. Информация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения или уменьшения, междометия).
    Однако нельзя считать, что официальный документ вообще лишен эмоций.
    Цель большинства документов - заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Она должна быть скрыта за внешним спокойным, нейтральным тоном изложения. Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа.
    Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок - устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.
    Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл.
    Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.
    Письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется, содержать точные даты, бесспорные факты и выводы.
    Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения:

    Сообщаем, что в период с... по...;
    - Сообщаем, что по состоянию на...;
    - Направляем Вам согласованный...;
    - Просим Вас рассмотреть вопрос о...,
    - Проверкой установлено, что....;
    - В связи с отсутствием финансовой помощи...;
    - В связи со сложной экономической ситуацией...;
    - В соответствии с Вашим письмом...;
    - В порядке проведения совместной работы...;
    - В соответствии с протоколом...;
    - В подтверждение нашей договоренности...;
    - В целях укрепления ответственности... и т. д.

    Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме вы¬ражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридические значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:

    Гарантируем возврат кредита в сумме...,
    - Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...,
    - Контроль за выполнением возлагается...

    Термин - слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.
    Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.
    Термины, используемые в управленческой документации, - это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения.
    Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии. Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

    При употреблении термина необходимо следить за тем, чтобы он был понятен адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:

    Дать официальное определение термина;

    Расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;

    Убрать термин или заменить его общепонятным словом или выражением.

    Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.
    При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения. В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском - двух и многосторонние сделки называют договорами; во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт», договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях.

    Еще одна особенность деловой речи. В деловой речи применяют сокращения. Различают два основных вида сокращения слов:
    1. Лексические (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, главбух, зав., зам., спецназ.
    2. Графические - применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.

    В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

    Еще одна особенность деловой речи - использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже:
    - Предлагаем Вам варианты решений (чего?) реконструкции систем отопле¬ия, вентиляции и санитарно-техническихустановок жилых домов и административных зданий.
    - Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества.
    - Согласно утвержденному Президентом Российской Федерации (чему?) Перечню основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне...

    Согласно штатному расписанию...

    Для деловой речи характерно употребление словосочетаний с отглагольными существительными. Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а не убрать), оказать поддержку (а не поддержать), произвести ремонт (а не отремонтировать).
    Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений важны для письма. Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом - подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами - подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями, например:
    - В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставной фонд СП «МИО», а также недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению Мэрии.

    Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
    В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.
    Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.

    Инструктивными;

    Сопроводительными;

    Гарантийными;

    Информационными;

    Благодарственными;

    Поздравительными;

    Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.

    Письма-приглашения

    Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.

    Гарантийные письма

    Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или тдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т. д. В таких письмах используются стандартные выражения: «фирма гарантирует, гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем, сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем...».
    В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты.
    Желательно текст письма согласовывать с юридической службой. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью.

    Письма-просьбы

    Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим»;
    Просим оказать содействие...;
    Просим выслать в наш адрес...;
    Просим принять участие...;
    Прошу довести до сведения...;
    Прошу ликвидировать задолженность...;
    Прошу принять меры...

    Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение».

    Письма-ответы

    Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.
    Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т. е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:
    1. Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему;
    2. Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах;
    3. Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах;
    4. Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.

    Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей.
    Первое и основное правило - не затягивайте с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину.
    В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

    Используются следующие формы изложения отказов:
    - Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...

    Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам...
    - Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...

    Благодарственные письма


    В последнее время в деловой переписке стали широко применяться письма-благодарности.
    Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д.

    Письмо может быть оформлено на бланке письма или на бланке цветном бланке) благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформленное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». В текстах писем используется типовая форма изложения:
    - Выражаю благодарность...;
    - Искренне признателен...;
    - С благодарностью отмечаем...;
    - Благодарю...;
    - Спасибо Вам за...

    Сопроводительные письма

    Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
    - Направляю информацию...; - Мы рады предложить (рекомендовать) Вам...;
    - Предлагаем Вам...;
    - Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции..;
    - Сообщаем, что...;
    - Ставим Вас в известность, что...;
    - Надеемся на дальнейшее сотрудничество...

    (электронная переписка)

    Письмо-предложение о сотрудничестве

    Subject: Предложение о сотрудничестве.
    Data: 20.05.0216
    From: [email protected]
    To: [email protected]

    Председателю Правления
    Союза производителей алкогольной продукции
    Доброву Д.Е.

    Уважаемый Дмитрий Евгеньевич!

    Союз производителей алкогольной продукции (CПАП) является ведущим объединением лидеров отрасли отечественной алкогольной промышленности. Вызывает уважение активная деятельность, проводимая Вашей организацией в отношении создания в РФ цивилизованного рынка алкогольной и ликеро-водочной продукции.

    Безусловно, забота о качестве и безопасности производимой продукции является одной из приоритетных задач СПАП, а его участники – добросовестные производители, уделяющие большое внимание данным аспектам.

    «AIG» – один из крупнейших в мире страховых институтов. Международная компания существует на рынке страхования уже 90 лет и имеет офисы в 160 государствах. Российское подразделение компании работает уже более 15-ти лет.

    Сотрудничество с производителями продуктов питания и напитков является приоритетным направлением нашей компании. Руководствуясь многолетним международным опытом «AIG» в России, была разработана уникальная программа страхования предприятий алкогольной отрасли (страхование ответственности товаропроизводителя и отзыва продукции с рынка).

    Считаем, что данная программа представляет потенциальный интерес для участников СПАП, т.к. такой товар, как алкоголь, требует особенного подхода к качеству сырья, упаковки и безопасности для потребителя.

    На основании вышеизложенного обращаемся к Вам с предложением обсудить потенциал сотрудничества по данному направлению.

    Будем признательны за Вашу профессиональную оценку такого сотрудничества и просим установить порядок дальнейшего взаимодействия между нашими компаниями. Мы готовы рассмотреть любые Ваши предложения по формату совместной работы.

    С уважением,

    Андреев Павел

    Вице-президент компании AIG
    Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
    8-915-ххх-хх-хх
    [email protected]

    Письмо-приглашение

    Subject: Приглашение на семинар
    Data: 25.06.2016
    From: Анна Симонова
    To: ххх-ххх-ххх

    Уважаемые Партнеры,

    17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг - региональный советник по международным программам страхования AIG.

    Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.

    Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.

    В приложении направляю приглашение и программу семинара.

    Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема.

    Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.

    Адрес проведения семинара: Россия,125315, Москва, Ленинградский проспект, д. 72, корпус 2, этаж 3

    Будем рады Вас видеть!

    С уважением,

    Анна Симонова

    Руководитель тренинговых программ
    AIG
    Тел.: 495-777-11-11
    8-916-777-45-56
    [email protected]

    Письмо-просьба об организации встречи

    Subject: Организация встречи с Еленой Фирсовой
    Data: 25.06.2016
    From: Черкесов Илья
    To: Иванова Галина

    Уважаемая Галина Николаевна!

    Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время.

    Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой.

    С уважением,

    Вадим Татаренко

    менеджер компании AIG

    [email protected]

    Письмо-просьба о контакте

    Subject: Номер телефона Елены Фирсовой
    Data: 25.06.2016
    From: Черкесов Илья
    To: Иванова Галина

    Уважаемая Галина Николаевна!

    Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.

    Буду Вам очень признателен, если Вы пришлете его на указанный адрес или сообщите по телефону.

    Заранее благодарен!

    С уважением,

    Вадим Татаренко

    Менеджер компании AIG
    Тел.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
    [email protected]

    Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента

    Агрессивное письмо клиента:

    Subject: Да вы офигели совсем!
    Data: 20.02.2016
    From: Петров Андрей
    To: [email protected]

    Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система. Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net.

    Андрей Петров

    Ответ на агрессивное письмо клиента

    Subject: О возврате денег и решении вопроса!
    Data: 20.02.2016
    From: [email protected]
    To: Петров Андрей

    АЛГОРИТМ РАБОТЫ
    С ПИСЬМОМ-ОТКАЗОМ

    Здравствуйте, Андрей!

    Если я Вас правильно понимаю, Вы недовольны работой нашего сервиса и Вам хотелось бы вернуть назад деньги.

    2. Уточнение у адресата нашего понимания просьбы / претензии / вопроса. Это особенно необходимо, если письмо адресата хаотично, из него трудно понять суть проблемы.

    Сообщаю, как это можно сделать.
    Согласно п. 2.4. Договора, если Вы не планируете в дальнейшем пользоваться нашим сервисом, мы можем вернуть Вам денежные средства. Для этого, пожалуйста, пришлите мне официальное заявление (форма в приложении). После его получения мы запустим процедуру возврата. В целом она продлится не более трех дней.
    Если что-то из моего ответа требует дополнительного пояснения, пожалуйста, напишите или позвоните – я обязательно Вам отвечу.

    		3. Предельно четко и полно сообщите адресату информацию по вопросу, который его интересует.

    Андрей, мне так же, как и Вам, неприятна ситуация, в результате которой Вы готовы прекратить взаимодействие с нами. Думаю, и мы, и Вы в данном случае оказываемся в проигрыше: мы теряем клиента, а Вы возможность пользоваться нашим сервисом (уверяю Вас, сервисом достаточно удобным и эффективным!). Если Вы готовы выделить время, чтобы разобраться с ситуацией, напишите мне, что произошло такого, что Вы требуете возврата денег. Мы разберемся в причинах и поможем Вам сделать пользование нашими услугами максимально комфортным и результативным для Вас.

    4. Комментарии и эмоциональный аспект.

    P.S. Единственная просьба: давайте общаться в рамках нормативной лексики.

    5. Используя постскриптум, выразите свое отношение к использованию адресатом некорректного стиля написания.

    С уважением,

    Елена Иващенко

    Менеджер службы работы с клиентами
    ЗАО «Сервис-стандарт»
    Тел.: 8-999-111-22-33

    Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке:
    Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса.
    Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала.

    Письмо-отказ

    Письмо клиента

    Добрый день, Андрей!

    Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.

    Наша фирма занимается поставками промышленного оборудования, а также запасных частей на предприятия пищевой промышленности. С 2010 года мы являемся Вашими постоянными клиентами.

    Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку!

    С уважением,

    Директор по маркетингу

    ЗАО «Пищепром»

    Роман Петренко

    Тел.: 495-777-77-77
    8-905- 777-89-45
    [email protected]

    Образец 1. Письмо-отказ на просьбу клиента

    АЛГОРИТМ РАБОТЫ
    С ПИСЬМОМ-ОТКАЗОМ

    Уважаемый Роман Петрович!

    1. Обращение по имени – признак внимания к собеседнику. Помогает избежать безликости.

    Выражаем Вам искреннюю признательность за длительное сотрудничество с нашей компанией.

    2. Поблагодарите за сотрудничество с компанией (или просто за письмо).

    На текущий момент скидка Вашей компании составляет 10% . За последние 12 месяцев Ваша фирма заказала услуг на …. рублей.

    Следующий порог скидки – …. рублей. С него начнет действовать скидка 15%. При достижении этого порога Ваша скидка увеличится автоматически.

    3. Изложите конкретные причины, которые не позволяют Вам удовлетворить просьбу (используйте историю данного вопроса, цифры, сроки, процедуры).

    В случае решения воспользоваться услугой отсроченного платежа, обращайтесь к Ирине Михайловой (тел.: 495-777-89-21; [email protected] ).

    4. Выразите понимание, что предмет просьбы действительно важен.

    5. Предложите альтернативное решение, если это возможно.

    6. Выразите надежду на продолжение партнерских отношений.

    С уважением,

    Андрей Иванов

    ⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

    Образец 2

    Subject: О прекращении сотрудничества
    Data: 20.03.2016
    From: [email protected]
    To: Петренко Иван

    Уважаемый Иван Николаевич!

    Мы были рады сотрудничать с Вашей фирмой в течение 7-и лет. Нас всегда удовлетворял хороший уровень сервиса и качество продукции. Однако за последний год произошел ряд инцидентов, как-то: регулярное нарушение сроков поставок, неудовлетворительное качество товара, некорректное отношение к данным ситуациям сотрудников Вашей фирмы. В результате всего этого наше взаимодействие зашло в тупик.

    В связи с этим мы, к сожалению, вынуждены прекратить сотрудничество с Вами по истечении срока действия договора. Спасибо за годы обслуживания.

    С уважением,

    Директор
    ООО «Макулатура»

    Малахов Геннадий Викторович
    Тел.: 8-945-ххх-хх-хх
    [email protected]

    ⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

    Образец 3

    Subject: Отказ в выплате компенсации
    Data: 20.06.2015
    From: aig.ru
    To: Евгений Кныш

    Уважаемый Евгений!

    Благодарим Вас за длительное сотрудничество с нашей компанией!

    К нашему сожалению, мы вынуждены отказать Вам в выплате требуемой компенсации в размере … рублей.

    На данный момент в компании установлена другая процедура по принятию решений о страховой компенсации, о чем Вы неоднократно оповещались.
    (В приложении см. копию данного оповещения).

    Кроме того, указанные Вами в исковом заявлении претензии №4-6 не являются страховыми, так как были нарушены пункты 12.1-12.2 Договора.

    Мы хорошо понимаем Вашу ситуацию и, в случае, если в дальнейшем Вы хотите избежать подобных прецедентов, предлагаем заключить с нашей компанией дополнительное соглашение, позволяющее компенсировать потери, связанные с бизнес-рисками, подобно Вашим. (См. доп. соглашение в приложении)

    Надеемся на Ваше понимание и продолжение сотрудничества!

    С уважением,

    Менеджер AIG

    Тучков Владимир
    Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
    8-903-ххх-хх-хх
    [email protected]

    Письмо-ответ на обоснованную претензию

    Subject: Ответ на претензию.
    Data: 12.05.2016
    From: [email protected]
    To: Анна Колесникова

    Уважаемая Анна!

    От лица всего коллектива нашей фабрики хочу выразить Вам искренние сожаления и принести извинения за сложившуюся ситуацию.

    Наша фабрика уже много лет стабильно и качественно работает на рынке пошива и ремонта одежды.

    Ваша ситуация относится к редким случаям, виной которому так называемый человеческий фактор.

    Мы провели расследование, и лица, виновные в нарушении сроков исполнения и грубости, наказаны. Согласно приказу фабрики от 13.04..2016 № 78/2 сменному мастеру Волковой В. В. объявлен выговор, закройщик А. П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды.

    Администрация приняла срочные меры для выполнения Вашего заказа. Он будет готов 15.05.2016. В любое удобное для Вас время курьер доставит его по указанному Вами адресу.

    Поверьте, нам так же, как и Вам, неприятна сложившаяся ситуация!

    По характеру информации письма распределяются следующим образом: информационные, письма-уведомления, сопроводительные, гарантийные, инициативные, письма-ответы, рекламные, претензионные (рекламационные), письма-приглашения,

    письма-запросы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-просьбы, письма-поздравления и т.д.

    Информационное письмо сообщает адресату сведения официального характера.

    Такие письма, как правило, имеют типовой характер и рассылаются органами высшего уровня подведомственным учреждениям или учреждениям определенного типа. В информационных письмах могут дословно цитуватись отдельные положения нормативно-правовых актов, а также даваться рекомендации, разъяснения, выдвигаться предложения по применению тех или иных нормативных документов, правил поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называют методическими.

    Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

    Как правило, такие письма подписывает руководитель учреждения.

    В делопроизводственной практике встречаются письма с названием "директивное письмо". Между тем, законодательство ограничивает использование документов, относящихся к служебной переписки, как средства нормативного регулирования. Нормативно-правовые акты органов государственной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативно-правовых актов в виде писем и телеграмм является недопустимым.

    Письмо-сообщение информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Он может быть инициативным или составить ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письмо-сообщение имеет небольшой объем и часто состоит из одного-двух предложений. Он может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения информации:

    Сообщаем Вам, что...

    Доводим до Вашего сведения, что...

    Считаем необходимым довести до Вашего сведения о...

    Информируем Вас о...

    Письмо-уведомление информирует о публичные мероприятия (конкурсы, совещания, семинары, выставки, конференции и др.). По своему стилю эти письма подобные писем-приглашений и информационных писем.

    Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций с целью их привлечения или приглашения к участию в мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о мероприятие, время и место его проведения, но и одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятиях, содержать другую дополнительную информацию.

    В некоторых случаях письмо-извещение может иметь приложения (карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы). Такое письмо может играть роль письмо-приглашение, но приглашение может быть и отдельным документом.

    Поскольку письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, реквизит "Получатель" оформляют на них обобщенно или его не отмечают вообще.

    Подобные письма подписывает руководитель учреждения или заместитель руководителя, ответственный за организацию и проведение мероприятия, или несколько руководителей, если это совместное мероприятие.

    Сопроводительное письмо информирует адресата об отправке документов (проектов нормативно-правовых актов, планов, отчетов, договоров, каталогов, протоколов, актов и т.д.), которые не имеют адресной части.

    Текст сопроводительного письма начинается словами: "посылаем...", "подаем...", "возвращаем...". Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

    Направляем для сведения и использования в работе... Согласно предварительной договоренности высылаем Вам... На Вашу просьбу высылаем Вам... Подаем Вам на согласование проект приказа...

    Сопроводительные письма составляют в тех случаях, если нужно дополнить или разъяснить основной документ (например, предложить меры по его реализации, определить срок исполнения, разъяснить сложные моменты, отметить цель отправки, объяснить причину задержки и т.д.), например:

    Направляем Вам для обсуждения проект Закона Украины "О делопроизводство". Отзывы и предложения просим направить не позднее 01.10.2007.

    Приложение: на 18 л. в 1 экз.

    Направляем "Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности".

    Учитывая, что Инструкция вступает в силу с 1 января 2008 г., предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб.

    Приложение: на 9 л. в 1 экз.

    Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую проставляют непосредственно под текстом. Сопроводительные письма целесообразно составлять на бланках формата А5.

    Гарантийное письмо содержит обязательства или подтверждения их адресуют как учреждениям, так и частным лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврата кредита, предоставления жилой площади и т.д., например:

    Оплату гарантируем со счета ____ в Печерском отделении Укрсоцбанка.

    Возврат кредита гарантируем.

    Гарантируем соответствие качества товара образцам, которые Вы получили от нас на прошлой неделе.

    Гарантируем Вам снижение стоимости нашей продукции в объеме 10 % при условии ее предварительной стопроцентной оплаты в течение пяти дней.

    Этим письмам присуща правовая функция, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и понятным.

    Гарантийные письма подписывают два лица: руководитель учреждения и главный бухгалтер. их подписи удостоверяют гербовой (основной) печатью учреждения.

    6 отдельных случаях нормативно-правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий.

    Письмо-предложение направляется потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе учреждения-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

    Если письмо-предложение направляется адресату впервые, он должен содержать не только предложение, но и информацию об учреждении-авторе.

    Письмо-предложение может адресоваться одному или сразу нескольким корреспондентам. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную или общую информацию, которая является, фактически, предложением к проведению переговоров.

    Ключевой фразой письма-предложения могут быть слова:

    Предлагаем Вам...

    В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам...

    Письмо-просьба - это деловое письмо, целью которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых учреждению-автору. Значительное количество управленческих ситуаций является поводом для составления писем-просьб.

    Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и его изложение. Обоснование должно предшествовать изложению сути просьбы. Однако обоснование может отсутствовать в случае его очевидности, типового характера, а также в случаях, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью учреждения, структурного подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола "просить":

    Просим Вас сообщить...

    Просим Вас отправить...

    Просим Вас предоставить сведения о...

    Обращаемся к Вам с просьбой о......

    Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например:

    Надеемся на положительное решение вопроса... Надеемся, что Вы рассмотрите наше обращение...

    В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используют такие речевые обороты:

    Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)... Одновременно просим Вас...

    Просьба могут преподаваться и в других письмах, например в сопроводительном, гарантийному и т.д.

    Письмо-просьба требует письма-ответа.

    Письмо-заявка составляется в случаях, если учреждение желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, которые предоставляет другая организация.

    В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или заключается договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы государственной власти и учреждения их подчинения с целью регистрации права на что-то, получение разрешений, лицензий и т.п.

    Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов.

    Если заявка составляется в произвольной форме, то включают только информацию, имеющую значение для автора письма. Поскольку письмо-заявка - это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используют те же речевые обороты, что и в письмах-просьбах:

    Просим Вас включить в состав группы для участия в...

    Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в...

    Просим Вас зарегистрировать в качестве участников...

    в Зависимости от ситуации к тексту письма-заявки включают дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-то мероприятии (семинаре, конференции, фестивали, ярмарки и т.д.), указывают следующие сведения:

    o название мероприятия;

    o дата его проведения;

    o форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);

    o фамилия, имя, отчество участника (участников);

    o место работы, должность;

    o почтовый адрес с индексом, контактный телефон, адрес электронной почты;

    o потребность в гостинице на период проведения мероприятия.

    Если составляется заявка на предоставление любого вида услуг, то отмечают полную информацию о предмете заявки и все необходимые сведения о ее авторе, кроме тех, которые содержит бланк письма.

    Письмо-подтверждение является уведомлением о получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма кратко излагают ее суть; в случае подтверждения получения документов их необходимо назвать. В отдельных случаях в письме-подтверждении лаконично излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением. Ключевыми фразами этой разновидности писем является: " Подтверждаем получение документов, присланных Вами на конкурс.

    Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах о поставках компьютерного оборудования.

    Подтверждаем намерение принять участие в научной конференции.

    С благодарностью подтверждаем получение товаров, которые мы заказывали (заявка от 30.01.2009 № 15).

    Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением:

    Подтверждаем получение предложения о поставке оргтехники. Просилю Вас подождать несколько дней. Об окончательном решении мы сообщим Вам дополнительно.

    Письмо-напоминание содержит информацию о приближении или окончания срока выполнения определенных обязательств, договоренностей, проведение мероприятий, заданий и т.п.

    Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым; ни в коем случае не следует обвинять адресата, поскольку задержка выполнения обязательств может объясняться многими причинами. Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, и просьбы выполнить те или иные действия.

    Ключевыми фразами письма-напоминания являются:

    Напоминаем Вам...

    Позвольте Вам напомнить...

    Вынуждены напомнить Вам...

    Обращаем Ваше внимание на то, что...

    Доводим до сведения, что...

    Несмотря на неоднократные напоминания...

    Письмо-напоминание может содержать еще одну часть - память о санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация - автор письма, если адресат не выполнит необходимых действий, например:

    В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены...

    Письмо-требование состоит ради понуждение адресата к выполнению взятых на себя обязательств при условии серьезного нарушения ранее принятых договоренностей и безрезультатности неоднократных напоминаний об этом.

    Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру. В них обязательно преподают условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, суть ситуации, выдвигают требование о необходимости выполнения обязательств, речь идет о возможности принятия адекватных мер в отношении корреспондента, если обязательство не будет выполнено.

    Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

    Требуем выполнить взятые на себя обязательства.

    Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить" пересчитать)...

    Требуем незамедлительно выполнить...

    Санкции, которые будут приняты в отношении корреспондента, могут формулироваться следующим образом:

    В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд. В противном случае Вам будет предъявлено штрафные санкции. Учитывая ситуацию вынуждены разорвать с вами контракт.

    Претенциозный (рекламационный) письмо содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) - возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

    Поскольку в практике деловых отношений существует множество ситуаций, которые могут стать основанием для предъявления претензий, единой формы претензии не существует. Однако есть обязательные элементы текста и правила оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от причины составления претензии.

    o полное название учреждения, которому направляется претензия, ее адрес;

    o предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);

    o конкретные требования составителя претензии (относительно замены некачественного товара, уцінення товара, допостачання недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, расторжения контракта или возмещения убытков и т.п.).

    Претензии направляются стороне-виновнику заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с добавлением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих доказательную силу для обеих сторон. В зависимости от предмета претензии приложениями к ней могут быть следующие документы: акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и т.д. Учреждение, которое направляет претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

    При составлении текста претензии используют такие фразы: Направляемо Вам претензию на... Предъявляемо Вам претензию (рекламацию) в связи с... Заявляемо Вам претензию в отношении...

    Высылаем Вам акт экспертизы от _ _, на основании которого...

    Наш заказчик пред4являє Вам претензию (рекламацию) в отношении качества...

    В партии товара, отгруженной.., выявлена недостача...

    При приемке товара, поступившего (дата) по накладной № ... была выявлена недостача...

    Заключительное предложение формулируется, например, так:

    Исходя из изложенного, просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара, поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; перечислить на наш расчетный счет суму_; компенсировать расходы в сумме ___тощо).

    Претензия должна иметь заголовок к тексту, который содержит ссылки на договор, например: О претензия по договору купли-продажи от 28 января 2009 г. №5.

    Письмо-запрос направляется с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

    Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и изложение запроса (просьбы). В обосновании ссылаются на нормативно-правовые акты, организационно-правовые документы, поскольку учреждение не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

    в Целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписывает руководитель учреждения или официально уполномоченное им должностное лицо. Письмо-запрос требует письма-ответа.

    Особый статус имеют запросы, которые направляются в органы государственной власти. Законодательством определен порядок направления таких запросов в органы государственной власти (депутатские запросы, обращения и др.).

    Письмо-ответ по своему характеру и содержанию зависит от инициативного письма (письмо-просьба, письмо-запрос или предложение). Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

    При составлении писем-ответов следует соблюдать принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использованы в инициативном письме (кроме допущенных автором письма-просьбы ошибки).

    Текст письма-ответа не следует начинать с ссылки на входящее письмо - просьба или запрос (На ваш запрос от 12.02.2008№ 03-10/125 сообщаем, что...)9 поскольку для записи сведений о входной документ существует реквизит "Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ", куда и заносят дату и номер входящего документа. Письмо-ответ сразу начинают словами: Сообщаем Вам...; Сообщаем Вам...; На Ваш запрос разъясняем, что...

    Однако исключением являются письма-ответы на обращения граждан, в которых нет исходящего регистрационного индекса. Кроме того, в случае поступления письма гражданина по почте в письме-ответе может указываться дата поступления обращения в учреждение (если обнаружено задержку почтового отправления). Это подтвердит соблюдение учреждением сроков рассмотрения обращения в соответствии с законодательством . Например:

    Уважаемый Иван Петрович!

    Ответ должен быть конкретным, обоснованным и охватывать весь круг вопросов, затронутых в письме заявителя, опираться на фактический материал, иметь правовую аргументацию со ссылкой на законодательство, содержать изложение мотивов.

    нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с...

    В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на его просьбу или запрос, если автор письма владеет такой информацией. В письме-ответе на обращение гражданина также может быть указано его права обжалования принятого учреждением решения.

    Письма-отказа всегда необходимо писать в тактичной, вежливой форме.

    Ответом на письмо-предложение может быть письмо, которое подтверждает или не подтверждает принятие предложения. Если покупатель не согласен только с некоторыми условиями предложения, он может направить продавцу встречное предложение, в результате чего возникает коммерческое переписки, благодаря которому стороны или достигают согласия по всем существенным условиям поставки, либо отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться такие устоявшиеся обороты:

    Спасибо Вам за предложение и сообщаем о готовности заключить соглашение о поставке оборудования.

    Принимаем Ваше предложение принять участие в строительстве гостиничного комплекса.

    Благодарим вас за предложение, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке этого товара.

    Извините, но учитывая ухудшение экономической ситуации мы не можем принять Ваше предложение.

    Письмо -приглашение - это разновидность письма-уведомления. Он отличается от письма-извещения тем, что может складываться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.д.

    В случае приглашения большого количества людей используют трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

    Как правило, письма-приглашения адресованы конкретному лицу или определенным лицам, поэтому в них используют при обращении к адресату слова "уважаемый...!", "уважаемые...!", например:

    Уважаемый господин Костенко!

    Уважаемый Алексей Михайлович!

    Уважаемые господа!

    Уважаемые коллеги!

    Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в наиболее торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используют такие фразы:

    Приглашаем Вас принять участие в...

    Просим Вас принять участие в...

    Имеем честь пригласить Вас...

    Примите наше приглашение...

    Письмо -благодарность направляется учреждению, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за помощь, услугу, поддержку, отправленное приглашение.

    Эта разновидность писем, как правило, разрешается составлять в более свободной форме, чем другие листы. Ключевыми фразами письма могут быть следующие:

    Спасибо за оказанную помощь... Выражаем Вам свою благодарность за... Позвольте поблагодарить вас за... Позвольте выразить Вали искреннюю благодарность за...

    Письмо -извинение - разновидность служебного письма, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.д. При этом можно применять такие типичные обороты:

    Просим прощения за задержку поставки товаров.

    Должны просить у Вас прощения за несвоевременное выполнение Вашего заказа от...

    Просим прощения за задержку платежей и уверяем, что в дальнейшем будем делать все возможное, чтобы избежать досадных недоразумений.

    Буду искренне благодарен, если Вы согласитесь на повторную встречу. Прошу простить, что причинил Вам неприятности.

    Письмо -приветствие направляется в связи с торжественными событиями: по случаю определенного события, праздника, дня рождения, юбилея, избрание на должность, успешного завершения дела. Этом разновидности письма присущи торжественный, возвышенный стиль, употребление поэтических оборотов, юмористических намеков.

    Письма-поздравления, как правило, составляют в произвольной форме, они могут быть как небольшими по объему - одно-два предложения, так и достаточно широкими. В последнем случае в письме-приветствии преподают основные этапы жизни, деятельности лица, поздравляют, ее важнейшие достижения. Если письмо адресовано организации или ее структурному подразделению, в нем вспоминают об важнейшие, наиболее значимые достижения учреждения или подразделения.

    В письмах-поздравлениях используют такие ключевые фразы:

    Поздравляем Вас с... поздравляем Вас по случаю... Примите наши искренние поздравления в связи с... Чистосердечно поздравляем Вас с юбилеем...

    Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге разного цвета, украшенной орнаментом, водяными знаками, большей плотности и т.д.

    o письма, которые предлагают товары, услуги;

    o письма-презентации, содержащие сведения о фирме, компании.

    o текст должен быть кратким (не более одной страницы);

    o текст должен быть лаконичным, четким, понятным, информативным (не нужно описывать деятельность фирмы, товары и услуги, следует отметить только важные моменты, то, что отличает вашу фирму от других, ваши товары от товаров других производителей или поставщиков);

    o документ следует оформлять на бланке фирмы со всеми необходимыми реквизитами;

    o характеристика продукции (товаров) с акцентом на ее преимущества;

    o перечисление дополнительных или сопутствующих услуг;

    o конкретное предложение о сотрудничестве (оптовая или розничная торговля, предоставление услуг и т.п.);

    o фраза о готовности предоставить образцы товара, подробную информацию о товарах или услугах, ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у потенциального потребителя;

    o подпись.

    Если письмо представляет фирму, компанию, его составляют по следующей схеме:

    o обращение: "Уважаемые господа!" ("Господа!");

    o краткая информация о фирме, компании и их деятельность;

    o описание основных направлений деятельности фирмы, ее достоинств и преимуществ по сравнению с другими фирмами, которые предлагают аналогичные товары или услуги;

    o конкретное предложение о сотрудничестве;

    o фраза о готовности предоставить любую информацию о фирме, ответить на вопросы, которые могут возникнуть;

    o стандартная фраза насчет надежды на сотрудничество;

    o подпись.

    ТЕЛЕГРАММА - это предельно сжатое текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

    Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

    Требования к порядку оформления и отправления телеграмм определяют Правила предоставления и получения телекоммуникационных услуг .

    Скорость прохождения телеграммы зависит от ее категорийности.

    До телеграмм "вне категории" относятся телеграммы с отметками "границу", "туман", "каштан", "сигнал" и т.д. Право представления этих телеграмм определяется специальными инструкциями.

    "авария" - с уведомлением о чрезвычайные ситуации (катастрофы, аварии на воздушном, морском, речном, автомобильном и железнодорожном транспорте, на промышленных предприятиях и т.д.), а также оперативные служебные телеграммы оператора о состоянии средств связи;

    "шторм", "авиа" - с уведомлением о опасные гидрометеорологические и другие природные явления.

    o те, что обрабатываются в сжатые сроки и оплачиваются по более высокому тарифу;

    o с пометкой "метео" (право представления, адресования, порядок обработки и оплата стоимости таких телеграмм определяются специальной инструкцией, утвержденной центральным органом исполнительной власти в отрасли транспорта и связи);

    o междугородных телефонных станций, имеющих отметку "срочная разговор".

    обычных относятся телеграммы без отметки о категории. По видам телеграммы подразделяются таким образом:

    o с уведомлением о вручении;

    o с оплаченным ответом;

    o с заказанным отправителем сроком доставки;

    o с доставкой на художественном бланке;

    o с пометкой "заверенная";

    o схемная телеграмма;

    o криптограммы, в т. ч. на перфострічці, которые прорабатываются в соответствии со специальными инструкциями, утвержденными центральным органом исполнительной власти в области транспорта и связи;

    o служебные (от оператора, центрального органа исполнительной власти в отрасли транспорта и связи).

    Право подачи телеграмм "вне категории" и категорий "внеочередная", "Президент Украины", "высшая правительственная", "правительственная", а также телеграмм видов "криптограмма", "метео", "схемная" имеют ограниченные группы пользователей, которые определяются законодательством.

    Подготовлена к отправке телеграмма должна содержать адрес и наименование адресата (если адресатом является гражданин - фамилия) и, по желанию отправителя, имя и отчество или Инициалы. Если адресатом является должностное лицо, то указывают название учреждения, должность, фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица. В случае адресования телеграммы учреждении должно быть указано название учреждения.

    Телеграмму может быть отправлено с указанием: полного адреса; условного или сокращенного адреса; "до востребования"; номера абонентского ящика; адреса воинской части; адреса полевой почты; адреса морского или речного судна; номер полученной телеграммы; номера абонентской установки сети АТ/Телекс.

    Учреждения могут иметь условную или сокращенное телеграфную (помощью телетайпной) адрес, зарегистрированный у оператора, который предоставляет услуги телеграфной связи на территории отправителя.

    Пользователи, что имеют условную или сокращенную адрес для телеграмм, обязаны ежегодно перерегистрировать ее у оператора связи.

    Условная адрес содержит название места назначения, условное название учреждения и фамилия должностного лица. Например:

    ПОЛТАВА С ОРИОН ГАЛЮ НУ

    ОДЕССА В АВТОТЕХСЕРВ1С ПЕТРЕНКО

    Условная адрес должен состоять из одного легкого для прочтения слова не более чем из 6-ти букв, сокращенная адрес - с одного слова не более чем из 15-ти букв с обязательным указанием номера отделения почтовой связи, с которым заключен договор о доставке телеграмм.

    Телеграмма может быть отправлена в один или несколько адресов. При подаче многоадресной телеграммы с одинаковым текстом отправитель подает на телеграф такое количество экземпляров, которое соответствует количеству адресов (получателей телеграммы).

    Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, то есть сжатой форме. Как правило, из текста телеграммы изымают союзы, предлоги, знаки препинания. Они употребляются лишь тогда, когда их отсутствие меняет смысл. Отрицательную частицу "не" из текста телеграмм не изымают. Знаки, в том числе знаки, в телеграммах можно подавать как соответствующими отметками, так и словами, полностью или сокращенно (по желанию отправителя). Точки, запятые, двоеточия, скобки могут быть переданы в телеграмме как соответствующими символьными знаками, так и словами, полностью или сокращенно (в соответствии "крп", "км", "двкрп" "джк"). То же касается знаков "тире" ("минус"), "плюс", "дроби", "знак вопроса". Знаки №,!, % в телеграммах пишутся словами ("номер" или "НР", "восклицательный знак", "процент").

    Цифры в телеграмме могут быть переданы в цифровой способ или словами.

    Телеграмма не может содержать более трехсот слов. При превышении допустимого количества слов текст разделяют на части. В этом случае в каждой телеграмме перед адресом указывают номер соответствующей части текста.

    Телеграммы могут быть написаны общепринятой или условным языком (кодом).

    Написанными общепринятым языком считаются телеграммы, поданные на украинском или другом языке, а также телеграммы, имеющие изображены буквами и цифрами заводские или торговые знаки и марки, а также телеграммы со статистическими и иными сведениями, которые состоят только из групп цифр.

    Написанными условным языком считаются телеграммы, поданные отметками или условным значением, понятным только сторонам, между которыми существует соответствующая договоренность.

    Телеграмма должна иметь определенные реквизиты, указанные в такой последовательности:

    o название вида документа (ТЕЛЕГРАММА);

    o отметка о виде телеграммы;

    o название пункта назначения (с указанием номера отделения связи - если телеграмма адресована в город; с указанием района и области - если телеграмма адресована в сельской местности);

    o адрес получателя (полная или условная);

    o фамилия адресата (в телеграммах, адресованных в сельской местности, кроме фамилии, необходимо указывать также имя и отчество);

    o номер документа, на который дают ответ (для телеграмм-ответов);

    o текст телеграммы;

    o исходящий номер телеграммы;

    o должность лица, подписавшего телеграмму (в случае необходимости);

    o фамилия лица, подписавшего телеграмму;

    o полный адрес, номер отделения связи и название организации-отправителя телеграммы (отмечают в нижней части телеграфного бланка);

    o дата подписания телеграммы (отмечают в нижней части телеграфного бланка);

    o печать учреждения-отправителя (проставляют в нижней части телеграфного бланка).

    Телеграммы от учреждений, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью соответствующего учреждения или печатью "Для телеграмм". В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующего учреждения. Представление телеграмм должностными лицами осуществляется при предъявлении служебного удостоверения.

    Телеграммы (телетайпограммы) пишут или печатают в двух экземплярах только с лицевой стороны телеграфного бланка или чистого листа бумаги. Ту часть, которую передают телеграфом, пишут или печатают прописными буквами через два интервала. Текст телеграммы подают без абзацев. Перенос слов не допускается. Все сведения, указанные в нижней части телеграфного бланка, пишут или печатают строчными буквами, только первое слово начинается с большой буквы. Эти сведения каналам связи не передаются и не оплачиваются отправителем. В случае оформления телеграммы на чистом листе бумаги нижнюю часть отделяют сплошной линией.

    Например:

    Первый экземпляр телеграммы передается на телеграф, второй подшивается к делу.

    ТЕЛЕФОНОГРАММА - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые составляют отдельную категорию через особый способ устной передачи текста по каналам телефонной связи. Обычно телефонограммы применяют для оперативной передачи срочных сообщений служебного характера, в частности: проведения совещаний, собраний, заседаний, в случае внезапно возникших событий, отмене ранее запланированных мероприятий, когда сообщение необходимо оформить документально.

    Телефонограмма составляется отправителем как документ с бумажным носителем, передается по телефону и записывается получателем.

    Объем текста телефонограммы не может превышать 50-ти слов. Он должен быть кратким, четким, лаконичным. Кроме того, следует избегать слов, которые редко употребляются или являются сложными для произношения. Буквы в фамилиях, которые плохо воспринимаются на слух, следует передавать словами.

    Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней добавляют список учреждений, которым она адресована, с указанием номеров телефонов, по которым она будет передаваться.

    обычно Телефонограммы оформляются на чистых листах бумаги или специальных трафаретных бланках, например:

    Реквизитами телефонограммы являются:

    o должность, фамилия лица, передала телефонограмму, номер его телефона;

    o название организации-адресанта;

    o должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона;

    o название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

    o дата и регистрационный номер телефонограммы;

    o время передачи (приема) телефонограммы;

    o название должности лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

    Тексты полученных телефонограмм записывают в журнал (см. приложение 44).

    Телефонограмму можно сначала записать от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографувати, а потом расшифровать и напечатать. Следует проверять правильность записи путем повторного прочтения телефонограммы в конце ее получения.

    Сотрудник, который принял телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым назначено полученную информацию.

    ФАКСОГРАММА (факс) - это полученная на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

    Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ с бумажным носителем - приказ, распоряжение, договор, протокол и т.д. Чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

    Документы, передаваемые по факсу, оформляют в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печатают четким, контрастным шрифтом.

    Входной факс содержит дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи, - указание (код) отправителя, дату и время передачи, номер факса, количество страниц.

    Поскольку вопрос о юридической силе факсограмм действующими нормативно-правовыми актами не решено, то факсограмма рассматривается как средство оперативной передачи информации, и вслед за факсограмою адресатам должно быть направлено оригинал документа.

    СООБЩЕНИЕ - это документ, переданный "электронной почтой" по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

    Электронная почта используется как для передачи сообщений в пределах одного учреждения, так и между различными учреждениями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

    Согласно законодательству юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок применения которого определен Законом Украины "Об электронной цифровой подписи" . Без основного реквизита - электронной цифровой подписи - электронные документы не имеют юридической силы и используются как оперативное средство передачи информации.

    В данной статье вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем. Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия.

    Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.

    Успешно решить сложности «трудных» писем помогают:

    • Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная установка на партнерство
    • Выбор уместного стиля письма (официально-делового или доверительно-делового
    • Грамотное и логичное оперирование фактами

    Образцы деловых писем.

    (установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами)

    Уважаемые коллеги!

    С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой: рассмотреть возможность о предоставлении Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) . Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.

    Просьба сообщить в ответном письме о вашем решении по поводу оказания нам содействия. В случае необходимости дополнительной информации, требующейся вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.

    С уважением,

    Коллектив Технического бюро

    Институт «Оптика»

    Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)

    Уважаемые коллеги!

    Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который мы выпускаем с 1992 года и который с 1995 года нашел прочное применение в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.

    Для повышения качества и надежности работы прибора КИП-12 нам необходимы подробные данные по работе данного прибора в условиях эксплуатации. В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие. Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением: помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора. Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас статистику по заданным параметрам (подробности в приложении). Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно принять меры по повышению качества и надежности его работы.

    Пожалуйста, сообщите, готовы ли вы принципиально оказать нам содействие. Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.

    Будем признательны вам за ответ.

    С уважением,

    Иван Иванов

    Руководитель Технического бюро

    Институт «Оптика»

    Деловое письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-претензии.

    Письмо – просьба

    (установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой; убедительное оперирование фактами)

    Письмо – претензия

    (установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами)
    Уважаемый Андрей Иванович!

    Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.

    До настоящего момента у нас не было проблем во взаимодействии с вашей компанией, все прописанные в Контракте договоренности соблюдались. Мы уверены, что возникшую ситуацию еще можно скорректировать.

    Успешность проекта АБС крайне важна для нашей компании. Поэтому просим вас до 06.08.2010. сообщить информацию по отправке контрольных образцов.

    Надеемся, что ваш ответ прояснит возникшую ситуацию и снимет нашу обеспокоенность относительно успешности реализации проекта.

    С уважением,

    		 Уважаемый Андрей Иванович!

    От лица руководства ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.

    Вынужден сообщить, что эта ситуация вызывает у нас крайнюю обеспокоенность.

    Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки.

    Согласно графику (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010. Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010. Сегодня – 04.08.2010. На настоящий момент нами не получено информации об отправке контрольных образцов.

    В этой ситуации способность ООО «Стар» выполнить взятые на себя обязательства вызывает у ОАО «Росстанс» серьезные опасения и вынуждает задуматься о применении штрафных санкций, предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010.

    Для предотвращения этого предлагаем Вам в срок до 06.08.2010. проинформировать нас о ситуации с отправкой контрольных образцов продукции.

    С уважением,

    Возьмите на заметку нашу информацию и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем» для вас будет значительно менее трудозатратным.

    Тамара Воротынцева

    Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке :

    Это служебное письмо, в котором в вежливой форме обращаются к партнеров, клиентов, инвесторов с определенным просьбой Письмо-просьба является одним из самых распространенных видов деловой корреспонденции. От умения убеждает нливо высказать свою просьбу во многом зависит и его выполнение. Напримерад:

    . Уважаемые господа! ин раз в квартал.

    . Другие наши поставщики в. Вашей стране уже согласились на эти условия. Надеемся получить от. Вас положительный ответ на нашу просьбу. С ..

    . Уважаемые господа!

    . Обращаемся к. Вам с просьбой продать из нашего пакета такие ценные бумаги: акций по цене. Лимит действует до (дата). Ценные бумаги необходимо снять с нашего депозитного счета. Просим также кредитовать эквивалент на наш счет

    . С уважением .

    . Уважаемые господа! (название страны). Считаю необходимым лично обсудить с. Вами вопросы о территории деятельности, комиссионные, гарантии защиты клиентов. Хотел бы предложить. Вам дату встречи: (дата) в час

    . Пожалуйста, сообщите, устраивает ли. Вас дата и время встречи. Остаюсь с уважением ..

    . Уважаемые /

    . Недавно мы построили овощеперерабатывающий комбинат, и, к сожалению, у нас не хватает средств на приобретение оборудования для переработки овощей

    . Мы были бы благодарны, если бы. Вы предоставили нам долгосрочный кредит на сумму 200000 (двести тысяч) гривен. Добавляем к письму необходимые документы: договор на приобретение оборудования; технико-экономическое обоснование возврата кредита. Поскольку эта проблема требует немедленного решения " вязания, убедительно просим. Вас ответить как можно скорее. Сою ...

    . Уважаемые господа!

    . Один из наших клиентов сделал запрос на поставку крупной партии (название товара). К сожалению, в нашем ассортименте этого изделия нет, и мы хотели бы попросить. Вас сделать нашему клиенту соответствующее предложение, а также отправить копию письма нам

    . По. Ваши услуги просим начислить комиссионные в размере %

    . Пожалуйста, сообщите, сможете ли. Вы уже отгрузить заказанные товары и согласны. Ь предложенными нами комиссионными

    только получим от. Вас положительный ответ, немедленно сообщим адрес нашего клиента

    . Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество между нашими фирмами

    . С уважением и наилучшими пожеланиями

    . Уважаемые /

    . Нас заинтересовала новая продукция, которую. Вы рекламируете, поэтому будем благодарны, если. Вы пришлете нам подробную информацию и иллюстрированный рекламный каталог

    . Будем рады сотрудничать с. Вами

    ТИПОВЫЕ оборот

    1. Просим сообщить (прислать, оплатить, подтвердить, рассмотреть)

    3. Просим передать нам через. Вашего представителя рекламные проспекты и каталоги, представляющих. Ваши новые товары

    4. Мы не обнаружили ошибки в нашем последнем счете от (дата). Будем благодарны, если. Вы проведете повторную проверку

    5. Просим отгрузить заказанные товары сразу после их изготовления

    6 будет. Вам весьма признательны, если. Вы

    7. Любой пожалуйста, как можно скорее телеграфируйте нам ответ

    8. Просим. Вас внимательно изучить наши новые условия оплаты, которые изложены в. Общих условиях соглашения (текст документа добавляем), и дать окончательный ответ

    9 будет рады, если. Вы согласитесь сотрудничать с нами

    10. В соответствии с п и нашего договора просим. Вас

    11. Любое добры оплатить счет в ближайшее время (срочно, без промедления)

    12. Мы будем очень признательны, если. Вы согласитесь продать нам свои товары на пробной основе

    13 будет. Вам обязаны, если. Вы рассмотрите наши поправки к

    15. Если будет возможность просим. Вас сообщить все исходные данные

    16. Просим ознакомить нас. С техническими характеристиками (название товара)

    17 еще ли не могли бы. Вы сообщить цены на (название товара)?

    18. Нам было бы приятно узнать

    19. Сделайте одолжение, поверните заполнены страховые документы

    20 *. Просим немедленно вернуть один экземпляр подписанного договора

    21. Просим внимательно проверить добавлен контракт

    22. Просим подтвердить свой приезд на совещание

    23. Если. Вас устраивают наши условия, телеграфируйте, пожалуйста, о готовности подписать контракт между нашими фирмами. Надеемся на быстрый ответ и желаем успехов

    24. Просим как можно скорее (в ближайшее время) рассмотреть наши предложения и сообщить о своем решении

    25. Просим. Вас обратить особое внимание на

    26. Обращаемся к. Вам с просьбой о небольшое пожертвование в фонд

    27. Прежде просим сообщить, какие меры могли бы помочь. Вам преодолеть эти трудности

    28. В связи с трудностями, возникшими, просим направить к нам нескольких опытных специалистов, которые могли бы проконсультировать. Надеемся, что. Вы не откажете нам в помощи

    29. Было бы хорошо, если бы. Вы письменно подтвердили свое решение

    31. Будем благодарны, если. Вы письменно сообщите нам об

    32. Убедительно просим. Вас позвонить нам

    33 будет признательны, если. Вы рассмотрите наши предложения в ближайшее время и сообщите о своем решении при первой же возможности

    34. Если это предложение. Вас не устраивает, указать причину

    35. Для нас очень важно получить подробную информацию о компании (название), поскольку мы хотели бы сотрудничать с ней

    36. Вы сделаете нам неоценимую услугу, если предоставите объективную информацию о компании (название)

    37. Поскольку эта информация очень важна для нас, будем. Вам благодарны за подробные объяснения

    38 для подготовки подробного отчета о проделанной работе нам необходимы. Мы хотели бы получить. Ваш ответ в ближайшее время. Заранее выражаем свою признательность

    39. Извините за дополнительные заботы. Не были бы. Вы столь любезны, чтобы предоставить нам письменные объяснения о

    40 будет благодарны, если. Ваш представитель приедет, чтобы выполнить необходимую процедуру

    41. Просим. Вас придерживаться всех пунктов нашего соглашения и выполнять заказы клиентов на должном уровне

    42. Просим. Вас внимательно изучить это письмо, прислушаться к нашим советам и принять все необходимые меры, чтобы решить возникшую

    43. Просим внимательно просмотреть и проверить все списки оплаченных счетов

    44. Просим предоставить нам% снижение на поставку материалов и оборудования для строительства (сооружения) (название объекта)



    2024 stdpro.ru. Сайт о правильном строительстве.