Подотчет в 1с 8.3 бухгалтерия. Авансовый отчет. Выдача денег из кассы на сумму разницы между ранее выданными и потраченными суммами

Предлагаем рассмотреть, как происходит формирование авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для примера возьмем два вида: за купленный товар и за проезд на транспорте (поезде). Изначально денежные средства передаются сотруднику через документ «Выдача наличных» по расходно-кассовому ордеру. Находится он в журнале «Кассовые документы», пункт меню «Банк и касса»:

Открывается форма для заполнения. Здесь заполняем поля:

Нажимаем «Провести» и посмотрим, какие проводки сформировались: Дт71.01 - Кт50.01 – расход из кассы. Эта сумма была передана подотчетному лицу на покупку некоторого товара. А теперь выдадим другую сумму другому лицу на проезд. Аналогичным образом формируем документ «Выдача наличных». Общий расход денег можно посмотреть в оборотно-сальдовой ведомости по 71 счету. Будет отображаться, кому и какая сумма была выдана:

Переходим к оформлению авансовых отчетов. Вкладка «Банк и касса», раздел «Касса», входим в журнал «Авансовые отчеты»:

При нажатии на кнопку «Создать» открывается форма заполнения документа:

• Поле «Подотчетное лицо» - кому выдавали денежные средства;
• Поле «Склад» - не заполняется.

Программа самостоятельно выбирает документ по указанному подотчетному лицу. На экране появляется окошко с созданным ранее документом на выдачу наличных этому сотруднику:

Нажатием, этот документ переносится в табличную часть авансового отчета.

Переходим на вкладку «Прочее» и нажимаем кнопку «Добавить». На этой вкладке нужно ввести зачем выдали, кукую сумму, счет списания и т.д.:

Заполняем:

• Документ расхода – прописываем название, например - «Билет», в пустой строке снизу указываем номер и дату билета;
• Номенклатура – прописываем название (будет отражаться в печатной форме);
• Сумма – указываем стоимость билета;
• НДС – не облагается, поэтому выбираем «Без НДС»;
• Счет затрат – указываем 26 (Общественные расходы);

После ввода всей информации нажимаем «Провести» и смотрим образовавшиеся проводки: Дт26 - Кт71.01.

В оборотно-сальдовой ведомости отражается списание данных средств на конец расчетного периода:

С помощью второго авансового отчета рассмотрим покупку какого-либо товара подотчетным лицом. Открываем новый документ «Авансовый отчет» и приступаем к заполнению:

• Подотчетное лицо - выбираем, кому выдавали денежные средства на приобретение товара;
• Документ аванса – заполняется аналогично, через клавишу «Добавить», «Выдача наличных», выбор расходно-кассового ордера в появившемся окне.

Здесь указываем, что приобрелось и в каком количестве поступит на склад, а также, на какую сумму, у какого поставщика и т.д. Заполняем:

• Документ(расхода) – товарный чек (или накладная);
• Ниже – номер товарного чека и дата;
• Номенклатура – наименование приобретенного товара;
• Количество – сколько единиц поступит;
• Сумма – которая указана в товарном чеке;
• НДС – 18%, сумма НДС высчитывается программой;
• Поставщик – берем из товарного чека, название организации, у которой куплен товар;
• СФ – ставим галочку, если выдан счет-фактура;
• Реквизиты счета-фактуры - прописываем номер и дату;
• Счет учета – 41.01 (Товары на складах);
• Счет НДС – 19.03 (НДС по приобретенным материально-производственным запасам);
• Номер ГТД (Страна производитель) указывается в случае, если товар импортный.

Все заполнено и осталось провести документ. Посмотрим, какие проводки сформировались:

• Дт41.01 - Кт71.01 – себестоимость товара;
• Дт19.03 - Кт71.01 – входящий НДС.

Обратите внимание на нижнюю часть документа «Авансовый отчет», который только что был заполнен. Программа просчитала, на основании созданных документов, какую сумму получило подотчетное лицо, какая сумма израсходована и какая сумма осталась неучтенной (остаток).

Вот этот остаток нужно вернуть в кассу. Для этого переходим в журнал «Кассовые документы». Нажимаем клавишу «Поступление».

Организации регулярно выдают своим сотрудникам подотчетные средства. Эти деньги работники тратят на хозяйственные нужды – командировочные, почтовые расходы, покупку канцелярских товаров, основных средств. Документ, в котором отражаются расходы подотчетных лиц, называется авансовый отчет. Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам? Как оформить суточные в авансовом отчете в 1С 8.3? На эти вопросы мы ответим в статье.

Читайте в статье:

Авансовый отчет составляют на каждого сотрудника, которому выданы деньги под отчет. Он состоит из двух разделов.

В первом можно увидеть:

• сумму задолженности на момент оформления отчета либо организации перед сотрудником (перерасход), либо сотрудника перед компанией;
• сколько денег выдано по авансовому отчету;
• общую сумму расхода по авансовом отчету;
• остаток задолженности по подотчетнику.

Во втором разделе можно детально посмотреть, на что были потрачены деньги подотчетником. Сделать авансовый отчет в 1С 8.3 можно в 4 шага.

Шаг 1. Откройте в окно «Авансовые отчеты» в 1С 8.3

Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и нажмите ссылку «Авансовые отчеты» (2).

В открывшемся окне вы увидите список всех авансовых отчетов. Для создания нового авансового отчета нажмите кнопку «Создать» (3).

Откроется окно для формирования авансового отчета. Оно выглядит так:

Шаг 2. Заполните основные реквизиты авансового отчета в 1С 8.3

В верхнем разделе авансового отчета заполните поля: «Организация» (4), «Подотчетное лицо» (5), «Склад» (6). Склад заполняют, если подотчетник приобретал товарно-материальные ценности или основные средства.

Шаг 3. Заполните расходные разделы авансового отчета

• «Авансы». Здесь отразите суммы, выданные сотруднику под отчет;
• «Товары». Эта вкладка предназначена для учета купленных товаров;
• «Возвратная тара». Вкладка заполняется, если подотчетное лицо получило от поставщика возвратную тару;
• «Оплата». Эту вкладку используйте, если подотчетник заплатил поставщику за товар;
• «Прочее». В этой вкладке отражаются командировочные, почтовые, транспортные и прочие расходы, не отраженные в других вкладках.

Расскажем о заполнении этих вкладок подробнее.

Авансы

Во вкладке «Авансы» (8) отразите выданные подотчетнику суммы. Для ее заполнения в поле «Документ аванса» выберите из списка нужный расходный кассовый ордер. Сумма аванса заполнится автоматически.

Товары

Если подотчетник приобрел товары или материалы, то отразите их наименование и стоимость во вкладке «Товары» (9). В поле «Документ (расхода)» впишите вид документа, по которому получены ценности, его номер и дату. В поле «Номенклатура» укажите наименование товаров или материалов, которые приобрел подотчетник по этой накладной. Заполните также поля «Количество» и «Цена». Данные для поля «Сумма» авансового отчета, 1С 8.3 посчитает сама. «Счет учета» 1С 8.3 определит автоматически, в зависимости от вида приходуемой номенклатуры (товар, материалы, основные средства).

Оплата

Если подотчетное лицо оплатило товар или услуги из подотчетной суммы, то заполните вкладку «Оплата» (10) авансового отчета в 1С 8.3. В поле «Документ (расхода)» укажите вид документа, который был оплачен. В поле «Контрагент / договор» выберите поставщика и укажите реквизиты договора с ним. В «Содержание» впишите назначение оплаты, например, «Оплата за аккумуляторные батареи». В поле «Погашение задолженности» выберите, по какому документу сделана оплата. Также укажите сумму оплаты (поле «Сумма»).

Прочее

Вкладку «Прочее» (11) авансового отчета в 1С 8.3 заполняйте, если подотчетное лицо отчитывается по командировке, а также транспортным, почтовым и прочим расходам, не отраженным в предыдущих вкладках. Аналогично предыдущим вкладкам заполните «Документ расхода». В поле «Номенклатура» выберите расходы, за которые отчитывается подотчетник, укажите сумму расхода (поле «Сумма»). Поле «Счет затрат» авансового отчета, 1С 8.3 заполнит автоматически.

Шаг 4. Сохраните и распечатайте авансовый отчет из 1С 8.3

После заполнения всех полей авансового отчета в 1С 8.3, вы можете провести и распечатать авансовый отчет. Нажмите кнопку «Провести» (12). Теперь в учете есть бухгалтерские записи по авансовому отчету. Для того чтобы распечатать документ, нажмите кнопку «Печать» (13).

». Он фиксирует операции по взаиморасчетам с подотчетными лицами (сотрудниками), операции поступления через таких лиц на склад организации ТМЦ, МБП, ОС, прочих материальных и нематериальных активов в национальной валюте.

Сотрудник получает авансом деньги из кассы на хозяйственные, операционные, командировочные расходы. Оформляется выдача денег из кассы РКО.

Отчет по авансам в 1С 8 2 показывает целенаправленное использование денег, которые получил сотрудник. К авансовому отчету подкрепляют разъясняющую документацию: чеки, билеты, квитанции. Неиспользованные деньги возвращаются в кассу предприятия, формируется ПКО.

Формирование авансового отчета

1. Открыть раздел «Банк и касса», подраздел «Касса», пункт «Авансовые отчеты»;

Фото № 1. Пункт авансовый отчет:

2. Нажать на кнопку «Создать».

Фото № 2. Создание нового авансового отчета:

Порядок заполнения авансового отчета

Вверху документа (в шапке) заполняют реквизиты:

• ФИО подотчетного сотрудника, отчитывающегося за полученные деньги;
• Наименование компании. Оно выбирается автоматически, если его задали по умолчанию в настройках программы;
• Указать место, куда будут приходоваться ТМЦ через подотчетного сотрудника;
• Установить тип цен, установить валюту, ее курс к рублю, способ отражения НДС.

Документ «Авансовый отчет» состоит из 5 вкладок. Во вкладке «Аванс» добавляется документ, на основании которого выдавались деньги подотчетному сотруднику. По умолчанию стоят два вида документов «Выдача наличных» и «Списание с расчетного счета».

Фото № 3. Документ, по которому выданы денежные средства:

Если средства выдавались в наличном виде, тогда надо выбрать «Выдача наличных». Наличные из кассы выдаются на основании РКО. В разделе «Выдача наличных» создать новый РКО на сумму выдачи денег подотчетному сотруднику или выбрать уже существующий РКО.

Когда РКО (Выдача наличных) создается из «Авансового отчета», тогда в документе автоматом подтягивается вид операции, получатель, счет учета и организация. Сумму, статью ДДС пользователь проставляет вручную. После проведения РКО, в закладке «Аванс» авансового отчета надо выбрать этот РКО. Тогда в Авансовом отчете автоматом отобразится его сумма и валюта.

Фото № 5. Заполнение вкладки Аванс в 1С 8 2:

На выделенный аванс в 20 тыс. руб. была приобретена аудио техника. Этот факт отображается в закладке «Товары»:

• Вписывается вид документа, в данном случае товарный чек, его номер, дата;
• Выбирается номенклатура;
• Кол-во товара;
• Цена без НДС, с НДС;
• Наименование поставщика;
• Ставится галочка на «Счет-фактура предъявлена» — если она действительно предъявлена, ее номер, дата.

Фото № 6. Заполнение вкладки Товары:

Во вкладке «Оплата» отображается сумма выданных денег в 1С 8 2 под аванс в счет предстоящей поставки или выплаченная наперед сумма поставщику за купленные ТМЦ. В закладке указывается вид документа (расхода), его дата, номер, наименование поставщика, договор с ним, содержание операции и ее сумма вписываются вручную, счета расчетов проставляются автоматически.

Фото № 7. Заполнение вкладки Возвратная тара:

Вкладка «Возвратная тара» отображает информацию о возвращенной таре от поставщика, например, поддоны.

Фото № 8. Заполнение вкладки Оплата:

Во вкладке «Прочее» отражаются расходы на командировку: стоимость гостиницы, суточные, цена билета, расход на топливо, питание и т.д. В табличной части закладки указывается:

• Наименование, номер, дата документа (расхода);
• Расшифровывается содержание расхода;
• Ставится сумма с НДС и без;
• Вписывают поставщика;
• Автоматически ставится счет затрат;
• Вручную указывают была ли предъявлена подотчетному сотруднику счет-фактура от поставщика на данный расход.

Фото № 9. Заполнение вкладки «Прочее»:

Полученные счета-фактуры от поставщиков товаров, услуг в 1С 8 2 формируются и проводятся автоматом на основании проведенного авансового отчета. Их можно увидеть в разделе Покупка – подразделе НДС – пункт Реестр счетов-фактур полученных.

Фото № 10. Реестр счетов-фактур полученных:

Сохранение аванса в 1С 8 2

Когда все вкладки в авансовом отчете будут правильно заполнены, согласно расходным документам, его можно проводить и сохранять с помощью кнопки «Провести и закрыть». При проведении документа «Авансовый отчет» сформируется определенный набор бухгалтерских проводок, который будет отражать факт расходования денег подотчетным лицом или приходования через него ТМЦ, прочих объектов, услуг.

Внизу авансового отчета отражен полученный аванс, сумма расходования и конечный остаток.

Фото № 11. Сумма аванса:

Остаток от аванса составил 4100, 18 руб. Его надо приходовать в кассу. Чтобы это сделать нужно в авансовом отчете выбрать «Создать на основании» — «Поступление наличных». Сформируется ПКО на 4100,18 руб. Все данные в нем заполнятся автоматически, вручную нужно будет внести статью движения денежных средств – Возврат подотчетных сумм.

Сформировать проводки, движения документа можно из самого авансового отчета, стоит нажать на кнопку Дт/Кт. Станут видны все проведенные суммы по Дт, Кт, расшифрованы субконто счетов.

Фото № 12. Движение документа «Авансовый отчет»:

Распечатать авансовый отчет можно из самого документа, нажав на «Печать» — «Авансовый отчет АО — 1».

Фото № 13. Печатная форма авансового отчета:

Аналогично можно распечатать документ «Приходный ордер М – 4», в котором отображаются оприходованные ТМЦ.

Почему в 1С 8 2 не зачитываются авансы?

Существуют следующие причины, почему в 1С не зачитываются авансы:

1. Неверный выбор договоров при создании авансового отчета, например, оплату провели по одному договору, а отгрузка прошла по другому. Нужно перевыбрать корректный договор и перепровести авансовый отчет;
2. Неправильно проставлены счета учета по авансам;
3. Авансы могут не зачитываться из-за разницы во времени и датах в формируемых документах, из-за сохранения или перепроведения документов «задним» числом. Тогда по одному и тому же контрагенту, сделке образуется кредитовый и дебетовый остаток;
4. Аванс может не зачитаться, если оплату провели после отгрузки, но поставили тип платежа «Аванс».

Фото № 14. Карточка счета 71:

Проверить правильность зачтенных авансов можно с помощью оборотно — сальдовой ведомости по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за отчетный период. Через нее открыть карточку счета 71 и проверить все движения средств по подотчетному лицу, учет НДС и ТМЦ.

В описанном выше примере все суммы аванса зачлись, оборот по дебету на начало равняется 1000 руб. и на конец периода равен 1000 руб., все остальные суммы учтены на соответствующих счетах.

В хозяйственной деятельности практически любой компании присутствуют операции выдачи денежных средств/ДС работнику из кассы предприятия, за которые потом сотрудник обязан либо отчитаться, либо вернуть полученные денежные средства в кассу.

В этой статье мы рассмотрим несколько примеров операций, связанных с учетом средств, выданных под отчет, выдачей кассой денег, а также с возвратом сотрудником ранее полученных и неиспользованных средств. Отдельно остановимся на особенностях учета таких операций и крайних ситуациях, встречающихся на практике.

В соответствии с действующим законом получателем выдаваемых под отчет ДС может быть либо работник предприятия, т.е. физическое лицо с которым заключен трудовой договор, либо человек, с которым заключен договор гражданско-правового характера, например, подрядчик, проводящий работы по такому договору.

В качестве системы для моделирования операции, позволившей сформировать отчет по авансам, мы будем использовать конфигурацию 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.

Выдача средств под отчет

Порядок выдачи ДС под отчет регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций от 12.10.2011 № 373-П.

Основанием для выдачи является заявление подотчетного лица. На заявлении обязательно должна быть собственноручная подпись руководителя о сумме и сроке, на который выдаются наличные деньги, его подпись и дата.

В 1С 3.0 выдача ДС сотруднику/отчет осуществляется:

Во всех документах выдачи ДС под отчет с соответствующими видами операций присутствует обязательное для заполнения поле «Получатель», в котором необходимо из справочника «Физические лица» выбрать работника, которому выдаются (перечисляются) денежные средства.

Независимо от способа выдачи денежных средств под отчет – наличными из кассы или безналичным переводом на р/с сотрудника (на карту), суть хозяйственной операции не меняется. В 1С Бухгалтерия учет ДС, выданных под отчет, ведется на счете 71: ДС 71 счет (по дебиту) корреспондирует со счетом 50 или 51 (по кредиту) в зависимости от того, каким образом выдавались деньги.

Как оформить авансовый отчет

Поскольку ДС выдаются на основании заявления сотрудника, можно сделать вывод, что организация имеет право не принимать авансовый отчет от сотрудника, которому ранее не выдавались денежные средства под отчет (или выдавались, но с другими целями). В этом случае информация о понесенных сотрудником затратах в системе не отражается.

Создать новый документ «Авансовый отчет» можно из подсистемы «Банк и касса», далее команда «Авансовые отчеты».

В шапке документа обязательно указывается, кому и от какой фирмы были выданы денежные средства, по которым отчитывается сотрудник.

Рисунок 3. Оформление авансового отчета работника

В документе также присутствует ряд необязательных для заполнения полей, используемых для печати авансовых отчетов сотрудником (печатная форма АО-1) или, если авансовый отчет содержит приобретенные сотрудником товары, для печати приходного ордера (печатная форма М-4).

С помощью авансового отчета можно отразить целый спектр расходов сотрудника:

• Приобретение товарно-материальных ценностей (закладка табличной части «Товары»). В этой части функционал Авансового отчета дублирует возможности документа «Поступление товаров и услуг»;
• Оформить поступление возвратной тары (закладка «Возвратная тара»);
• Отразить оплату ДС поставщику в счет будущих поступлений или за ранее поставленные товары/оказанные услуги (закладка «Оплата»). Ключевым отличием этой операции от операции отражения закупки ТМЦ, является то, что при отображении операции на закладке «Товары» бухгалтеру необходимо указать конкретные ценности купленные сотрудником, выбрав их из справочника «Номенклатура», тогда как при отражении расхода денежных средств на закладке «Оплата» достаточно указать сумму и получателя денежных средств. Еще можно указать в свободной форме реквизиты входящего документа и содержание операции. Эти данные будут использованы при заполнении печатной формы Авансового отчета (АО-1).
• Отразить прочие расходы (закладка «Прочее»). На закладке можно отразить прочие расходы, уточнив счета учета расходов вручную.

Особняком стоит закладка «Авансы», где необходимо перечислить документы, которыми выдавались денежные средства сотруднику под отчет.

Согласно текущему законодательству, работник, получивший денежные средство под отчет, обязан отчитаться в использовании этих средств не позднее 3-х рабочих дней с момента окончания срока выдачи этих средств. Если срок выдачи средств явно не определен (он может быть указан как в приказе по организации (общий для всех сотрудников), так и уточнен руководителем в заявлении на выдачу денежных средств), то три дня отчитываются с момента выдачи денежных средств.

Сумма выданных денег и сумма, потраченная подотчетным лицом, может не совпадать:

• В случае перерасхода (если перерасход отражен документом Авансовый отчет, значит компания признала факт перерасхода), формируется кредитовое сальдо на счете 71 на сумму перерасхода, которое можно закрыть выдачей денежных средств сотруднику.
• В случае наличия остатка денежных средств у сотрудника, он может оформить их использование новым авансовым отчетом или вернуть остаток неизрасходованных денежных средств.

Ниже рассмотрены примеры этих операций.

Выдача денег из кассы на сумму разницы между ранее выданными и потраченными суммами

Выдача денежных средств на сумму перерасхода ничем не отличается от рассмотренной выше операции первичной выдачи средств сотруднику. Единственное, на что нужно обратить внимание – чтобы денежные средства выдавались от имени той же организации и тому же сотруднику, по которым был оформлен авансовый отчет на сумму перерасхода.

Возврат неиспользованных средств в кассу предприятия

Возврат ДС осуществляется через «Приходный кассовый ордер/Возврат от подотчетного лица», либо перечислением на расчетный счет организации.

К особенностям операции возврата неизрасходованных ДС подотчетником на расчетный счет организации (по безналичному расчету) можно отнести то, что данная операция не регламентируется действующим законодательством, поэтому желательно исключить ее из факта хозяйственной деятельности. В крайнем случае можно попробовать определить порядок таких расчетов в локальных актах, например, выпустить приказ о порядке выдачи и возврата неизрасходованных средств подотчетными лицами по безналичному расчету.

Итоги

В системе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 присутствует достаточный для регулярной хозяйственной деятельности функционал по выдаче и возврату ДС из кассы предприятия. Заполнить авансовый отчет в 1С несложно, но сам процесс потребует определенных методологических знаний.

Авансовые отчеты оформляются отдельным документом, которым можно оформить как поступление товаров или оплату поставщику за товары и услуги, так и специфические операции, например, оплату налогов или командировочные расходы.

Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.

Приведем простой пример. Сотрудника и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.

Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за , суточные, почтовые расходы и многое другое.

В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.

Выдача денежных средств

Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».

Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.

Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется , но его можно изменить при заполнении документа.

Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.

Оформление авансового отчета в 1С

Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.

Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».

Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.

На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.

Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:

• На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
• Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
• Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
• На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.

Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».

Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.

Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.

Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С: